Bill chắc hẳn là chứng từ quan trọng bậc nhất trong các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Trong bài viết dưới đây, UFS Fulfilment sẽ điểm tên các loại bill thông dụng nhất, được sử dụng trong các hợp đồng buôn bán trao đổi hàng hóa quốc tế.
Trước khi cùng UFS tìm hiểu về các loại Bill quen thuộc thì cũng ta hãy cùng phân tích:
1. Bill là gì?
Về bản chất, Bill có thể xem là một loại chứng từ ghi nợ được phát hành cho một cá nhân hoặc đơn vị đứng tên để thể hiện chính xác hoạt động mua bán hàng hóa giữa hai bên.
Các thông tin trên bill bao gồm:
Thông tin cơ bản của đơn vị mua và đơn vị bán
Thời gian giao dịch, chủng loại, số lượng hàng hóa và giá trị lô hàng
Điều khoản mua bán hàng hóa và những lưu ý đi kèm
Có rất nhiều loại Bill khác nhau được sử dụng để thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu, vậy các loại Bill phổ biến nhất trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu quốc tế là gì?
2. Bill Original (Vận đơn gốc)
Bill Original hay Bill gốc là bill do các hãng vận tải hoặc do các Freight Forwarder (FWD) phát hành.
Trên bản này luôn có chữ ký của cá nhân/đơn vị phát hành Bill và còn có dấu hoặc có chữ Original.
Vận đơn gốc luôn được phát hành thành 3 bản chính: First Original, Second Original và Third Original (mỗi bản đều có giá trị ngang nhau về mặt pháp lý), kèm theo 3 bản sao.
Phần đóng dấu hoặc chữ Original sẽ được để ở mặt trước của Bill. Phía sau của Bill sẽ ghi chi tiết các thông tin về điều kiện, điều khoản kèm theo.
Những Bill photo được ký tay cũng được coi là một dạng Bill gốc trong xuất nhập khẩu hàng hóa.
Bill gốc đóng vai trò ràng buộc chắc chắn và chính xác của giao dịch giữa các bên, thể hiện tính chặt chẽ trong quá trình giao nhận vì cho dù hàng hóa đã được Shipper gửi đến nơi nhưng Consignee cũng sẽ không được nhận nếu chưa có Bill Original.
Trong trường hợp người nhận (Consignee) vân chưa có Bill gốc mà hãng tàu vẫn cố ý giao hàng, người gửi (Shipper) có thể kiện hãng tàu cho mọi tổn thất phát sinh.
Tuy nhiên, loại Bill này thưởng chỉ được sử dụng trong lần giao dịch đầu tiên giữa bên bán và bên mua bởi:
- Việc chuẩn bị và phát hành Bill gốc thường mất khá nhiều thời gian và các thủ tục phức tạp.
- Nếu chẳng may làm mất bill gốc, Consignee phải làm cam kết thế chấp rất phiền phức.
Ngược lại với Bill gốc, chúng ta có loại Bill Copy: trên bill có dấu “Copy” hoặc “Non-negotiable” và sẽ không có chữ ký tay xác nhận.
3. Bill Surrendered (Vận đơn điện giao hàng – Vận đơn xuất trình)
Như đã nói ở trên, việc chuẩn bị và sử dụng Bill Gốc tuy cực kì đảm bảo nhưng lại có thể phát sinh nhiều rắc rối.
Chính vì lý do trên, nếu đơn hàng đã được thanh toán đầy đủ hoặc hai bên làm ăn lâu năm, đã quen biết và tin tưởng lẫn nhau thì thường họ sẽ sử dụng Surrendered Bill of Lading.
Với vận đơn này, mọi nhược điểm của vận đơn gốc đã được giải quyết: bên xuất khẩu chỉ cần phát điện, yêu cầu hãng vận tải trả hàng cho người nhận mà không cần xuất trình bill gốc.
Cực kì nhanh chóng và tiện lợi nhưng chi phí phát hành bill surrender thì khá cao, trung bình rơi vào khoảng 25 – 30$/bill phát sinh.
Cần đặc biệt chú ý rằng, nếu bên vận tải đã cho phát hành vận đơn gốc (Bill Original) mà người gửi (Shipper) yêu cầu vận đơn Surrender thì hãng tàu/FWD bắt buộc phải thu lại vận đơn gốc để tránh rắc rối phát sinh sau này.
Telex Release (Điện giao hàng)
Đây chính là cơ sở hình thành Surrendered Bill.
Khi bên Shipper yêu cầu sử dụng vận đơn xuất trình thì hãng tàu/forwarder sẽ liên hệ (Điện thoại, Fax, Email,…) yêu cầu đại lý hoặc văn phòng của họ tại điểm đích giao hàng cho Consignee mà không cần yêu cầu trình diện Bill gốc.
Đôi khi, thay vì đóng dấu “Surrendered” thì các bên sẽ sẽ đóng dấu “Telex Release” lên B/L. Chúng đều có nghĩa là Bill “đã được Surrender”
4. Bill Seaway
Bill Seaway có thể được xem như hợp đồng giữa khách hàng và đơn vị vận chuyển hàng hóa nhưng hình thức giống vận đơn.
Một điều cần chú ý chính là trên Bill Seaway sẽ có dòng chữ Negotiable. Điều này nghĩa là bill này không dùng để mua bán, thương lượng hay có thể chuyển nhượng cho bên thứ 3.
Nếu Bill Original (Bill gốc) có thể là Bill đích danh hoặc Bill theo lệnh (ai cầm bill gốc đều có thể lấy hàng) thì Bill Seaway chỉ có thể là Bill đích danh.
Theo đó, người lấy hàng cần trình chứng cứ xác minh mình chính là người được ghi tên trong ô Consignee thì mới có thể nhận hàng, không có một ai khác có thể lấy được lô hàng đó.
Hiện nay, các bill sẽ được lấy nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tinh giản các thủ tục bởi hai bên mua và bán sẽ tiến hành làm việc ngay trên website giao dịch nội bộ của hãng vận tải.
Hy vọng bạn đã hiểu hơn Bill là gì và các loại Bill phổ biến dùng để thanh toán trong xuất nhập khẩu hàng hóa sau khi đọc bài viết trên.
Bạn có thể liên hệ bất cứ lúc nào với các chuyên gia của UFS Fulfilment để nhận được hỗ trợ sớm nhất về các nghiệp vụ thanh toán Quốc tế và dịch vụ Fulfillment.
