Chính sách vận chuyển hàng hóa tại UFS

CHÍNH SÁCH VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA

Áp dụng từ ngày 01/04/2022

I. Các định nghĩa

1. “Dịch vụ Fulfillment”có nghĩa là dịch vụ liên quan việc giao nhận Đơn hàng từ một trong các địa điểm kinh doanh dịch vụ của UFS Fulfillment đến địa điểm của người nhận, bao gồm:

– Chấp nhận, xử lí hàng hóa, kết nối với hãng bay trung chuyển;

– Làm thủ tục tai nước đến, chuyển hàng về kho khai thác;

– Kết nối tới các đơn vị vận chuyển hoặc chuyển phát nhanh tại nước đến để phát hàng đến địa điểm của người nhận;

2. “Khách hàng”có nghĩa là cá nhân hoặc tổ chức sử dụng Dịch vụ của UFS Fulfillment.
3. “Đơn hàng” có nghĩa là thư, gói, kiện hàng hóa hợp pháp được UFS Fulfillment chấp nhận, vận chuyển và phát trong hệ thống vận chuyển của UFS Fulfillment theo phương thức vận chuyển của UFS Fulfillment bằng đường hàng không, đường bộ hoặc bất kì phương thức vận tải nào khác.
4. “Hệ thống”có nghĩa là website mà UFS Fulfillment thiết lập cho việc sử dụng Dịch vụ của Khách hàng, bao gồm tạo, quản lý, theo dõi tiến độ của Đơn hàng; thanh toán cước Dịch vụ; kiểm soát, đối chiếu dữ liệu về Đơn hàng và cước Dịch vụ.
5. “Cước vận chuyển”được coi là toàn bộ khoản chi phí trực tiếp liên quan đến Dịch vụ (không bao gồm các khoản phát sinh khi sử dụng Dịch vụ) mà Khách hàng cần thanh toán cho UFS Fulfillment.
6. Đơn hàng được coi là “Thất lạc”nếu trong quá trình vận chuyển bình thường, tình trạng cuối cùng của UFS Fulfillment tracking dừng hoặc không cập nhật liên tiếp trong 15 ngày làm việc và chúng tôi không thể cập nhật thêm cho khách hàng về tình trạng của đơn hàng. Điều kiện trên loại trừ bao gồm nhưng không hạn chế các trường hợp sau: Đơn hàng đã kết nối thành công tới bên vận chuyển thứ 3 là USPS, Đơn hàng vận chuyển lại, đơn hàng chuyển về kho của UFS Fulfillment do sai địa chỉ, đơn hàng khách thay đổi địa chỉ, đơn hàng relabel xem thêm tại 3.2. (c), đơn hàng có nhãn vận chuyển (label) bị lỗi 3.2. (b)…
7. Đơn hàng được coi là “Mất mát”sau khi người nhận (Recipient) nhận được đơn hàng và cung cấp các bằng chứng hợp lý bao gồm video, hình ảnh,…khi mở đơn hàng về việc mất một hoặc một vài sản phẩm không đi liền theo bộ trong cùng một đơn hàng
8. Đơn hàng được coi là “Hư hỏng”sau khi người nhận (recipient) nhận được đơn hàng và cung cấp các bằng chứng hợp lý bao gồm video, hình ảnh,…khi mở hàng về việc hàng bị hư hỏng toàn bộ, hư hỏng một hoặc một vài sản phẩm không đi liền theo bộ trong cùng một đơn hàng
9. “Ngày bắt đầu phát hàng”là ngày làm việc kế tiếp được tính ngày Đơn hàng được xác nhận đã nhận thành công bởi bộ phận kho vận của UFS Fulfillment.
10. “Bảo hiểm hàng hóa”: Dịch vụ tùy chọn của UFS Fulfillment với mức phí bảo hiểm bằng 10% giá trị hàng hóa mà khách hàng muốn mua bảo hiểm, bảo vệ quyền lợi của Khách hàng trong trường hợp xảy ra sự cố hư hỏng hoặc mất mát vật lý ngoài mong đợi.
11. “Dịch vụ đồng kiểm”: Dịch vụ tùy chọn của UFS Fulfillment khi người gửi yêu cầu UFS Fulfillment kiểm đếm số lượng và/hoặc kiểm đếm chi tiết nội dung đơn hàng khi chấp nhận và giao phát đơn hàng với mức phí đồng kiểm là 5% giá trị hàng hóa khai báo.

II. Chính sách bồi thường của UFS Fulfillment

1. Phạm vi trách nhiệm bồi thường

UFS Fulfillment sẽ chịu trách nhiệm bồi thường cho Khách hàng nếu đơn hàng bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc xảy ra trong quá trình cung ứng Dịch vụ gây ra do lỗi của UFS Fulfillment và đơn hàng vẫn đang thuộc phạm vi xử lí của chúng tôi. Trách nhiệm của UFS Fulfillment chỉ giới hạn trong thiệt hại trực tiếp và thực tế liên quan đến đơn hàng. Các loại thiệt hại hoặc tổn thất khác (bao gồm nhưng không hạn chế: Tổn thất lợi nhuận, thu nhập, cơ hội kinh doanh,…) sẽ bị loại trừ.

2. Giá trị bồi thường

Đơn hàng thất lạc

• Đơn hàng mua bảo hiểm hàng hóa: Bồi thường 100% giá trị hàng hóa mà khách hàng mua bảo hiểm và hoàn tiền 100% cước vận chuyển toàn trình.
• Đơn hàng không mua bảo hiểm hàng hóa: Hoàn tiền 100% cước vận chuyển nội địa nhưng không vượt quá $20

Đơn hàng hư hỏng toàn bộ:

• Đơn hàng đóng gói theo đúng quy định (Xem Phụ lục), có mua bảo hiểm hàng hóa và có sử dụng dịch vụ đồng kiểm: Bồi thường 100% giá trị hàng hóa mà khách hàng mua bảo hiểm và hoàn tiền 100% cước vận chuyển toàn trình.
• Đơn hàng đóng gói theo đúng quy định (Xem Phụ lục), không mua bảo hiểm hàng hóa và không sử dụng dịch vụ đồng kiểm: Hoàn tiền cước vận chuyển nội địa nhưng không vượt quá $20
• Đơn hàng không đóng gói theo đúng quy định (Xem Phụ lục): Không thuộc phạm vi hoàn tiền, khách hàng chịu 100% rủi ro khi hàng hóa xảy ra hư hỏng

Đơn hàng mất mát và/hoặc hư hỏng một phần

• Đơn hàng đóng gói theo đúng quy định (xem Phụ lục), có mua bảo hiểm hàng hóa và sử dụng dịch vụ đồng kiểm: (Số lượng sản phẩm bị mất mát, hư hỏng / Tổng số sản phẩm trong đơn hàng) x 100% Giá trị hàng hóa mà khách hàng mua bảo hiểm
• Đơn hàng đóng gói theo đúng quy định (xem Phụ lục), không mua bảo hiểm và không sử dụng dịch vụ đồng kiểm: (Số lượng sản phẩm bị mất mát, hư hỏng / Tổng số sản phẩm trong đơn hàng) x 100% cước vận chuyển nội địa, tổng tiền bồi thường không vượt quá $20
• Đơn hàng không đóng gói theo đúng quy định (Xem Phụ lục): Không thuộc phạm vi hoàn tiền, khách hàng chịu 100% rủi ro khi hàng hóa xảy ra hư hỏng

3. Lưu ý và quy định khác

• Mức độ hư hỏng của đơn hàng sẽ do khách hàng và UFS Fulfillment cùng xác minh và quyết định.
• Trường hợp đơn hàng bị hư hỏng trên 50% thì UFS Fulfilment sẽ được quyền sở hữu hàng hóa trong đơn hàng đó.
• Trong trường hợp khách hàng cung cấp thông tin không đầy đủ, UFS Fulfillment toàn quyền xác minh và quyết định về giá trị đơn hàng và thông tin đơn hàng.
• Khách hàng thừa nhận và đồng ý rằng nếu Khách hàng từ chối hoặc không phối hợp để thực hiện đồng kiểm đơn hàng với UFS Fulfillment thì trong trường hợp xảy ra mất mát, thất lạc, hư hỏng cho đơn hàng, UFS Fulfillment sẽ từ chối bồi thường.
• Mức cước vận chuyển nội địa được hoàn bằng mức cước vận chuyển theo dịch vụ tương ứng được công bố và áp dụng bởi USPS tại thời điểm khách hàng bắt đầu sử dụng của UFS Fulfillment cho đơn hàng được bồi thường. Với tất cả dịch vụ vận chuyển của UFS Fulfillment, để tối ưu thời gian vận chuyển và chi phí phát hàng cho khách hàng, các đơn hàng tùy theo trọng lượng sẽ được sử dụng hai dịch vụ khác nhau của USPS là First Class Mail và Priority Mail.

4. Miễn trừ trách nhiệm

UFS Fulfillment từ chối hỗ trợ và miễn trừ trách nhiệm bồi thường với trường hợp hư hỏng hoặc thất lạc, thu giữ,… gây ra bởi những nguyên nhân (bao gồm nhưng không hạn chế) sau đây:

• Khách hàng cung cấp địa chỉ Đơn hàng không chính xác (là địa chỉ không thể xác nhận bởi USPS hoặc tồn tại trên hệ thống Google Map) hoặc địa chỉ thiếu, không chi tiết (ví dụ nằm trong tòa nhà, khu tập thể cần ghi rõ ràng số nhà, số phòng, số tầng để đơn vị vận chuyển liên lạc khi không được quyền tiếp cận); 
• Tem vận đơn (label) được dán không đúng cách: Nhăn, rách hoặc bị mờ thông tin,… gây ra tình huống không thể đọc dữ liệu;
• Cung cấp, kê khai thông tin phục vụ cho khai quan về Đơn hàng không đúng hoặc thiếu sót dẫn đến hàng bị hải quan thu giữ hoặc không thể thực hiện thông quan;
• Đóng gói, bao bọc Đơn hàng không đầy đủ, không phù hợp, không cẩn thận, không tuân thủ quy định, hướng dẫn về đóng gói của UFS Fulfillment, nhà sản xuất hay quy định của pháp luật;
• Các sự kiện bất khả kháng (Force Majeure): Thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn…
• Hàng hóa thuộc trường hợp bị cấm gửi, chấp nhận, vận chuyển theo quy định của pháp luật;
• Khách hàng vi phạm quy định pháp luật.

III. Quy định về khiếu nại

1. Thời hạn nộp khiếu nại

Sau khi nhận được Đơn hàng, đối với trường hợp Đơn hàng mất mát hoặc Đơn hàng hư hỏng, người nhận có thể gửi khiếu nại bằng văn bản đính kèm các bằng chứng hợp lệ và xác thực trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời gian toàn trình thực tế. Sau khoảng thời gian này, các khiếu nại sẽ được coi là không hợp lệ và UFS Fulfillment có quyền từ chối giải quyết khiếu nại.

2. Thời hạn giải quyết khiếu nại

UFS Fulfillment có trách nhiệm và chỉ giới hạn trách nhiệm xử lý với tất cả khiếu nại hợp lệ từ Khách hàng trong vòng 30 (ba mươi) ngày dương lịch, kể từ ngày kết thúc thời gian toàn trình thực tế đối với khiếu nại Đơn hàng mất mát, Đơn hàng hư hỏng, hoặc kể từ trạng thái cuối cùng của Đơn hàng đối với khiếu nại thất lạc.

Hàng hóa hạn chế hoặc không nhận vận chuyển

• Động vật sống: bao gồm tất cả các động vật có vú, bò sát, cá, động vật không xương sống, lưỡng cư, chim, côn trùng, ấu trùng và nhộng)
• Các loại thuốc chữa bệnh cho người, các loại vắc xin, sinh phẩm y tế, mỹ phẩm, hóa chất và chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn trong lĩnh vực gia dụng và y tế chưa được phép sử dụng tại Việt Nam và nước vận chuyển tới
• Thực phẩm, chất lỏng
• Các chiến lợi phẩm săn bắn từ động vật, các bộ phận của động vật như ngà voi và vây cá mập, hài cốt hoặc tro cốt của động vật, các sản phẩm phụ của động vật.
• Hài cốt hoặc tro cốt của con người.
• Vàng thỏi hoặc bất kỳ kim loại quý nào.
• Tiền mặt (tiền giấy, tiền xu) và séc du lịch.
• Các loại đá quý.
• Tài liệu khiêu dâm (dưới mọi hình thức)
• Súng và các bộ phận của sùng, đạn dược, chất nổ, thiết bị nổ.
• Hàng hóa bất hợp pháp, hàng giả, chất ma túy
• Các sản phẩm khác thuộc danh mục Hàng hóa cấm vận chuyển bằng đường hàng không theo chính sách của đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển đường hàng không hoặc theo quy định của Nhà nước tùy vào từng thời điểm.

Nếu khách hàng cố tình gửi các mặt hàng nằm trong danh sách trên, UFS được quyền miễn trừ toàn bộ trách nhiệm đền bù và trách nhiệm pháp lý cho các đơn hàng này. Khách hàng phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và các bên liên quan, đồng thời đền bù tổn thất tài chính (nếu có phát sinh) cho UFS Fulfillment.

IV PHỤ LỤC: QUY ĐỊNH ĐÓNG GÓI HÀNG HÓA

1. Lựa chọn vật liệu đóng gói

1.1 Bao bì bên ngoài:

• Luôn luôn sử dụng túi nhựa đựng hàng chuyên dụng có niêm phong hoặc hộp các-tông nhiều lớp chất lượng cao cho việc đóng gói bưu kiện.
• Đối với các hàng hóa nặng hoặc dễ vỡ, yêu cầu đóng gói bằng thùng các-tông 5 lớp (sóng đôi) hoặc 7 lớp (sóng ba).

Vật liệu chèn lót

• Xốp hơi bong bóng, túi khí, vách các-tông và hạt xốp thường được sử dụng làm vật liệu chèn lót. Chúng đều có những tính chất khác nhau và sử dụng chúng một cách thích hợp là một điều quan trọng.
• Bảng dưới đây sẽ giúp quyết định loại vật liệu nào phù hợp với nhu cầu đóng gói.
• Lưu ý rằng xốp hơi bong bóng hữu ích trong việc làm đầy các khoảng trống nhưng đối với những khoảng trống lớn, sử dụng các loại nguyên liệu thích hợp hơn sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.

1.2 Quy cách đóng gói

Không có khoảng trống:

• Phải lấp đầy không gian trống bên trong để tránh việc hàng hóa di chuyển qua lại trong quá trình vận chuyển, từ đó có thể gấy ra hư hỏng đối với cả hàng hóa và bao bì.
• Đặt vật liệu chèn lót xung quanh hàng hóa. Đảm bảo rằng không có bất kì khoảng cách hoặc sự chuyển dịch nào.
• Khi lựa chọn các loại vật liệu chèn lót, chú ý lựa chọn vật liệu phù hợp với khối lượng hàng hóa vận chuyển. Một vài vật liệu có thể bị thụt lún hoặc xẹp lại do khối lượng của hàng hóa, từ đó dần dần sẽ tạo khoảng trống bên trong hộp.
• Đối với hàng hóa đặt trong thùng carton: Luôn đặt hàng hóa ở giữa hộp với khoảng cách là ít nhất 6cm từ bất kì thành hoặc góc nào của hộp. Cân nhắc điểm này để xác định kích thước hộp tương ứng với kích thước của hàng hóa.

Bọc hàng hóa riêng lẻ và sử dụng vách ngăn

• Khi vận chuyển nhiều hàng hóa trong một bưu gửi, luôn luôn phải bọc mỗi hàng hóa riêng lẻ và tách biệt bằng giấy nhăn hoặc các vật liệu thích hợp khác.
• Vách ngăn rất hữu dụng để tránh những hư hỏng gây ra khi các hàng hóa va chạm với nhau trong quá trình vận chuyển, đặc biệt là khi chúng được xếp chồng lên nhau.
• Hàng hóa nhỏ hoặc lỏng lẻo nên được đặt riêng trong một chiếc hộp hoặc túi ni-lông trước khi bỏ vào hộp chung để tránh việc chúng bị tách rời trong quá trình vận chuyển.

Niêm phong bưu kiện và dán nhãn

Đối với hàng hóa vận chuyển bằng túi đựng hàng chuyên dụng: dán kín phần niêm phong miệng túi

• Đối với hàng hóa vận chuyển bằng thùng carton:

• Sử dụng băng dính chịu áp lực tốt, bao gồm:

– Băng Polypropylene (băng nhựa màu nâu) 

– Băng dính Vinyl (băng dính điện) 

– Băng giấy sợi tăng cường (băng ống)

• Dán hình chữ H:

Đảm bảo tất cả các đường dán niêm phong sử dụng phương pháp dán chữ H. 

Dán một dải băng theo đường chính giữa, dán 2 dải băng ở 2 đường phía cạnh góc và dán đè thêm một lớp băng như vậy đối với những hàng hóa nặng. Lặp lại việc dán như thể ở cả phía trên và dưới của hộp, đảm bảo tất cả các đi nối đều được niêm phong.

• Sử dụng hợp lý các nhãn dán xử lí đặc biệt để đảm bảo việc vận chuyển, xử lí và lưu trữ bưu kiện:

Điều chỉnh nhãn dán cẩn thẩn trên mặt trên của hộp. Điều này giúp giữ bửi gửi ở ở vị trí thẳng đứng nhiều nhất có thể trong quá trình vận chuyển

Đảm bảo nhãn được nhìn thấy hoàn toàn trên một bề mặt và không đè lên bất kỳ đường nối hoặc đường gấp nào. 

Không để các nhãn, băng keo hoặc giấy tờ khác đè lên nhãn vận chuyển. 

Không dán nhãn khác trên cùng một bề mặt với nhãn vận chuyển. 

Sử dụng túi nhựa trong suốt bằng nhựa có niêm phong để giữ các tài liệu rời được yêu cầu đặt bên ngoài hộp.

4. Đối với hàng dễ vỡ

• Sản phẩm phải được cố định và chèn mút xốp bên trong hộp sản phẩm.
• Quấn tối thiểu 2 lớp bóng khí và chèn mút dày ít nhất 6cm đủ sáu (06) mặt bên ngoài hộp sản phẩm trước khi đóng vào thùng carton.

Ghi chú hoặc dán tem hàng dễ vỡ bên ngoài hộp.