Vai trò của Proforma invoice là gì trong xuất nhập khẩu?

Cùng là hóa đơn như Invoice, Commercial Invoice, hay ít gặp hơn là Provisional Invoice và Sales Invoice, Proforma Invoice là gì trong xuất nhập khẩu và loại hóa đơn này có ý nghĩa gì trong các hoạt động giao thương liên quốc gia? Chúng ta hãy cùng UFS tìm hiểu những thông tin xoay quanh PI trong bài viết này nhé!

1. Proforma Invoice là gì trong xuất nhập khẩu?

Proforma Invoice có thể được hiểu là Hoá đơn chiếu lệ trong tiếng Việt, cái tên này thường được viết tắt là PI.

Về bản chất, chúng ta có thể xem PI là một bản nháp của hóa đơn chính thức với mục đích thông báo cho người mua các thông tin: hình thức như Invoice (hóa đơn), nhưng lại không dùng để thanh toán (chiếu lệ).

1.1 Proforma Invoice có tác dụng như thế nào?

Nhờ Proforma Invoice, cả bên bán và bên mua sẽ nắm rõ những thông tin cơ bản về lô hàng như mẫu mã, số lượng, đơn giá hay điều kiện giao hàng…

Hóa đơn chiếu lệ có thể được sửa đổi nhiều lần sau khi đã phát hành, theo các kết quả đàm phán của 2 bên nếu chưa thể đi đến thống nhất, vì PI chỉ mang tính chất thể hiện sự cam kết giữa người mua và người bán.

1.2 Thời điểm phát hành Hóa đơn chiếu lệ

Trên thực tế, không có quy định chính xác thời điểm nào cần phát hành PI. Thậm chí, bên bán không nhất thiết phải phát hành loại hoá đơn này. Tuy nhiên, có Proforma Invoice sẽ hỗ trợ quá trình đàm phán giao dịch trở nên thuận lợi và dễ dàng đi đến thống nhất hơn rất nhiều.

Thông thường, Hóa đơn chiếu lệ sẽ được phát hành trong các trường hợp:

• Người mua yêu cầu người bán cần phát hành một chứng từ về lô hàng vào thời điểm hàng chưa được giao.
• Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để hoàn thiện (trường hợp này tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia).
• Bên bán và bên mua chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Hóa đơn thương mại chính thức sẽ được phát hành nếu hai bên nhất trí về nội dung trên PI và lô hàng đã được gửi đi.

2. Nội dung của Proforma Invoice

Trên hoá đơn chiếu lệ có các nội dung cơ bản như sau:

• Thông tin chi tiết về bên xuất khẩu và bên nhập khẩu
• Số và ngày phát hành PI
• Điều kiện thanh toán mà bên bán mong muốn: đặt cọc bao nhiêu, thanh toán phần còn lại như thế nào khi hàng đã có đủ chứng từ, đầy đủ thông tin tài khoản ngân hàng,… để quá trình thanh toán diễn ra nhanh gọn không mất thời gian đôi bên.
• Các thông tin cơ bản liên quan đến lô hàng như đơn giá, tổng giá, số lượng, chủng loại, mẫu mã, cách thức đóng gói,…
• Port of Loading: Tên cảng bốc hàng
• Port of Destination: Tên cảng đến dự kiến
• ETA: Ngày dự kiến hàng được giao đến nơi 

3. Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Hai loại hóa đơn này đôi khi vẫn khiến nhiều người lúng túng để phân biệt. Trước khi tìm hiểu sự khác biệt của chúng, ta cùng xem qua định nghĩa của CI cho người mới tiếp xúc chưa biết về loại hóa đơn này nhé.

3.1 Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice là chứng từ thương mại được sử dụng cho việc thanh toán giữa hai bên bán và mua. Đây là bằng chứng cho giao dịch giữa 2 bên và yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu 

Tuy là hóa đơn nhưng số tiền tổng không phải là thông tin duy nhất cần xuất hiện trên C/I mà còn phải có đầy đủ những thông tin quan trọng như: 

• Điều khoản thương mại Incoterms: FOB,CIF,CFR,…
• Phương thức thanh toán: T/T, L/C, D/P,… ;
• Phương thức vận chuyển hàng hóa được áp dụng cụ thể 

3.2 Phân biệt PI và CI

Dựa vào định nghĩa, chúng ta cũng có thể nhận ra được sự khác nhau giữa 2 loại hoá đơn này:

Về thời điểm phát hành: 

• Hoá đơn chiếu lệ được bên bán phát hành khi chưa có đủ thông tin, chứng từ hay hàng chưa sẵn sàng để gửi.
• Hoá đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã sẵn sàng giao cho bên mua. 

Về nội dung hoá đơn:  

• Các thông tin trên Proforma Invoice sẽ được xem xét và có thể sửa đổi cho đến khi cả 2 bên cùng đồng thuận.
• Nội dung trên Commercial Invoice sẽ chi tiết và chính xác hơn và sẽ không được thay đổi nữa. 

Về tính pháp lí: 

• PI chỉ là thể hiện cam kết ban đầu giữa người bán và người mua để hai bên đat được những thoả thuận chung.
• CI là chứng từ chính thức, xác nhận giao dịch vaì vậy cả bên bán và bên mua sẽ bị ràng buộc bởi trách nhiệm pháp lí.

Về mục đích: 

• Proforma Invoice chỉ mang tính chất thông báo tiin tin giữa bên xuất và nhập khẩu.
• Commercial Invoice được sử dụng để hoạch toán cho cả 2 bên sau các đợt giao dịch

Có lẽ câu hỏi Proforma Invoice là gì trong xuất nhập khẩu đã được giải quyết qua toàn bộ thông tin trên. Hi vọng những chia sẻ của UFS có thể hỗ trợ bạn trong quá trình làm việc của mình.

Nếu bạn là doanh nghiệp đang mong muốn tìm kiếm một giải pháp Fulfillment tối ưu gửi hàng đi mỹ giá rẻ thì hãy liên hệ ngay đến UFS qua hotline hoặc fanpage chính thức để trải nghiệm những dịch vụ tiêu chuẩn quốc tế với chi phí và thời gian tối thiểu.