Quy trình xuất nhập kho hàng hóa đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý và hoạt động của mỗi doanh nghiệp.
Bất kì doanh nghiệp nào hoạt động cũng cần phải lưu thông hàng hóa với hai quy trình vô cùng quan trọng chính là nhập kho – xuất kho.
Vậy quy trình nhập xuất kho chi tiết như thế nào? Làm thế nào để quy trình nhập kho và xuất kho diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhất?
Đối với những ai đang có băn khoăn trên thì bài viết dưới đây của UFS chính là dành cho bạn.
1. Quy trình nhập – xuất kho là gì?
Quy trình nhập xuất kho hàng hóa là các bước chi tiết để thực hiện hoạt động nhập hàng và xuất hàng theo một trình tự nhất định.
Quy trình này được thực hiện đồng bộ theo hệ thống với mục đích hỗ trợ theo dõi, kiểm soát, đồng thời giúp các công việc xuất kho/nhập kho hàng hóa diễn ra trơn tru và nhanh chóng hơn.
2. Quy trình quản lý nhập kho hàng hóa hoàn chỉnh cho doanh nghiệp
Quy trình nhập kho hàng hóa thường sẽ được chia thành 2 hình thức khác nhau:
- Nhập kho hàng hóa nguyên liệu
- Nhập kho hàng hóa thành phẩm
Tuy có một vài khác biệt, nhưng nhìn chung các bước trong hoạt động nhập kho không có nhiều thay đổi.
3. Các bước quy trình nhập kho tiêu chuẩn
Bước 1: Lên kế hoạch nhập kho
Khi các bộ phận có nhu cầu nhập hàng hóa thì đầu tiên cần phải thông báo cho bộ phận kho và các bộ phận liên quan khác.
Nên cung cấp các thông tin chi tiết như: loại hàng (nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm), số lượng, ngày giờ cụ thể để các bộ phận lên kế hoạch, bố trí nhân sự và phương tiện hỗ trợ.
Khi nhập kho hàng hóa, nhân viên mua hàng sẽ cần lập mẫu yêu cầu nhập kho để gửi cho kế toán.
Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ hàng hóa, cần thông báo trước từ 1–2 ngày về kế hoạch để người quản kho nắm bắt thông tin sẽ và sắp xếp người hỗ trợ cùng với phương tiện vận chuyển.
Bước 2: Sắp xếp hàng hóa trong kho
Khi đã có kế hoạch cụ thể về thời gian và số lượng hàng hóa, người quản kho phải có trách nhiệm sắp xếp vệ sinh lại khu vực dự tính để hàng mới.
Hoạt động này thường dựa trên nguyên lý kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng như FIFO hay LIFO.
Bước 3: Thủ tục nhập kho hàng hóa
Khi hàng đã về đến kho, người mua hàng hoặc nhân viên giao hàng sẽ xuất phiếu yêu cầu nhập kho. Khi này sẽ xảy ra 2 trường hợp:
- Đối với quy trình nhập kho nguyên liệu, thủ kho sẽ dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị nhập hàng để đối chiếu số lượng cũng như kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu nhập vào.
- Nếu quy trình nhập kho hàng hóa thì sau khi nhận được phiếu yêu cầu, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho thành nhiều liên để lưu lại tại sổ theo dõi xuất nhập kho và gửi cho nhân viên nhập hàng.
Khi phát hiện sai số lượng, hư hỏng hay hàng hóa không đúng với phiếu nhập kho thì cần phải nhanh chóng lập biên bản và báo với người có thẩm quyền để đưa ra phương án xử lý.
Bước 4: Kiểm kê và đối chiếu
Nếu cả số lượng và chất lượng nguyên liệu đều đạt tiêu chuẩn thì toàn bộ giấy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để đối chiếu và in phiếu nhập kho.
Đối với nhập kho sản phẩm, hàng hóa sẽ được kiểm kê theo phiếu nhập kho của kế toán trước khi nhập kho.
Nếu kiểm tra hàng không có sai sót gì thì chuyển toàn bộ giấy tờ mua hàng và phiếu yêu cầu nhập kho cho bộ phận kế toán để đối chiếu thêm một lần nữa trước khi tiến hành in phiếu nhập kho.
Bước 5: Nhập kho hàng hóa
Thủ kho sẽ tiến hành nhập kho, sắp xếp hàng hóa vào khu vực đã chuẩn bị sẵn.
Sau khi nhập kho hoàn thành, các thông tin quản lý và sơ đồ kho sẽ được cập nhật vào thẻ kho, nhập lên dữ liệu kho hàng bằng excel hoặc phần mềm quản lý.
4. Quy trình xuất kho hàng hóa tiêu chuẩn
Quy trình xuất kho hàng hóa thường bao gồm 4 công đoạn:
Bước 1: Yêu cầu xuất hàng
Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nhân viên cần lập một phiếu yêu cầu xuất kho gửi kế toán, cập nhật các thông tin chi tiết như:
- Thông tin loại hàng
- Tình trạng hàng hóa
- Số lượng hàng hóa
- Kho đi – kho đến
- Thời gian xuất kho
- Mục đích xuất hàng
Bước 2: Lập phiếu xuất kho
Kế toán sẽ kiểm tra lại lượng hàng còn trong kho, sau đó đối chiếu với yêu cầu về số lượng hàng xuất và kế hoạch sản xuất – kinh doanh để phê duyệt hoặc từ chối xuất kho.
Nếu thiếu hàng thì đề xuất với bên sản xuất, nếu đủ thì tiến hành xuất kho. Lúc này kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho theo quy định của doanh nghiệp để gửi tới Thủ kho.
Thông thường một liên sẽ lưu vào sổ xuất nhập, còn lại sẽ đưa cho Thủ kho.
Bước 3: Tiến hành xuất kho
Thủ kho nhận được phiếu xuất kho từ kế toán tiến hành xuất hàng đủ số lượng trong phiếu. Nhân viên nhận hàng ký vào giấy xuất kho và giữ 1 liên.
Đến thời gian xuất kho, hàng hóa sẽ được chuyển đến địa điểm chỉ định đã đăng kí và tiến hành khai thác theo quy trình nhập kho.
Bước 5: Cập nhật thông tin
Thủ kho cập nhật lại trong thẻ kho và trả lại phiếu xuất cho kế toán (chỉ giữ lại 1 liên).
Cuối cùng, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất.
Trên đây là mẫu quy trình xuất nhập kho cho doanh nghiệp theo chuẩn. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình xuất kho hàng hóa trong các doanh nghiệp.
Tùy vào cách thức tổ chức, hoạt động, vận hành mà mỗi doanh nghiệp khác nhau nên có thể linh hoạt áp dụng quy trình này để phù hợp với mục đích và hiệu quả mong muốn của doanh nghiệp.
